Nâng cao kỹ năng tuyên truyền miệng cho báo cáo viên

Sử dụng ngôn ngữ văn phong hội thoại

PGS.TS Lương Khắc Hiếu cho biết một trong những kỹ năng đầu tiên trong nghệ thuật tuyên truyền miệng là phải biết lựa chọn ngôn ngữ văn phong phát biểu miệng. Nói nôm na là chọn ngôn ngữ “phù hợp với lỗ tai của người nghe”. Báo cáo viên nên dùng ngôn ngữ phổ thông, dễ hiểu. Người nói phải đặt mình vào vị trí của người nghe, xem người nghe là những đối tượng như thế nào, họ đã hiểu mình nói chưa và làm thế nào để người nghe hiểu được mình nói. Báo cáo viên cũng cần phải xử lý tốt quan hệ ngữ đoạn, ngắt nghỉ đúng chỗ, tránh gây hiểu lầm trong câu nói. Vì, cùng với một nội dung, nhưng ngắt nghỉ khác nhau sẽ dẫn tới hiểu theo những nội dung khác nhau. Ví dụ: “Bộ đội ta đánh giặc, (nghỉ), chết như ngả rạ” sẽ khác với nội dung “Bộ đội ta đánh, (nghỉ) giặc chết như ngả rạ”.

Ngôn ngữ sử dụng trong phát biểu miệng phải là ngôn ngữ hội thoại. Sử dụng những câu đơn giản, thường là câu đơn. Sử dụng ít hoặc không nên sử dụng câu phức. Những câu đơn, câu ngắn sẽ giúp người nghe tiếp thu thông tin một cách nhanh chóng, dễ dàng và nhớ lượng thông tin được lâu hơn. Theo các nghiên cứu, một câu dễ hiểu có từ 3-10 từ trong một câu. Một câu khó hiểu sẽ có từ 20 - 25 từ trong một câu. Một câu rất khó hiểu sẽ có từ hơn 35 từ trong một câu.  

Khi truyền đạt nội dung, người nói phải chuyển những câu văn, phong cách khoa học của văn bản thành ngôn ngữ phổ thông, phải biết cách “phiên dịch” những ngôn ngữ của các chuyên gia thành ngôn ngữ phổ thông. Điều đặc biệt, phải dùng đúng lớp từ phổ thông, không lạm dụng từ nước ngoài, từ mang tính chuyên môn cao.

Một điều rất quan trọng trong việc lựa chọn ngôn ngữ tuyên truyền miệng là tính chính xác. Người nói cần phát âm chính xác về âm thanh, tránh lỗi nói ngọng l, n, s, x… Chọn câu đúng ngữ pháp có nghĩa, đơn nghĩa, tránh hiểu lầm. Khi phát biểu, người nói cần biểu đạt cảm xúc của mình đến người nghe. Điều này sẽ giúp thu hút người nghe vào nội dung nói.

Tạo lập sự chú ý gây ấn tượng với người nghe

Một trong những thủ thuật mà các báo cáo viên thường sử dụng là tăng hàm lượng thông tin và ấn tượng đối với nội dung thông tin bằng cách xử lý tốt lượng dư thừa trong nội dung thông tin. Đó là cách rút bớt những ngôn từ lặp lại trong câu nói, tạo thành những thông điệp mang tính hàm ngôn, xúc tích. Cần phải viết ngắn, nói ngắn để người nghe có thể tiếp thu nhanh nhất thông điệp được đưa ra.

Cần phải sử dụng những yếu tố bất ngờ để tạo ra câu mới, độc đáo, sử dụng sáng tạo linh hoạt một số những thành ngữ, tục ngữ. Ví dụ, có thể dùng từ “gót chân Asin” thay cho “điểm yếu”. Tuy nhiên, cũng cần phải nói, sử dụng từ ngữ một cách trong sáng giản dị, dễ hiểu. Cần phải chống lại căn bệnh hay nói chữ, ham dùng chữ, bệnh sính dùng chữ nước ngoài trong việc tuyên truyền. Ví dụ, “tôi cảm thấy rất “happy” thay cho “hạnh phúc”.

Nghệ thuật sử dụng các con số để chứng minh cho luận điểm mình đưa ra, tăng tính hấp dẫn đối với người nghe. Trong các bài giới thiệu quán triệt tuyên truyền nghị quyết, bài nói chuyện thời sự, các báo cáo viên thường sử dụng thủ thuật này để gây ấn tượng với người nghe. Khi sử dụng nghệ thuật này, cần chú ý là làm tròn số cho dễ nhớ, dễ trình bày. Có thể đổi con số thành hình ảnh để dễ tưởng tượng. Ví dụ nói về dân số Trung Quốc, thay vì khẳng định “dân số Trung Quốc chiếm 1/5 dân số thế giới”, có thể nói “trong một mâm cơm có 5 người, ít nhất sẽ có một người Trung Quốc”. Bên cạnh đó, có thể dùng kỹ xảo để làm giảm số lớn thành số nhỏ. Ví dụ như hiện nay các cửa hàng đều có hàng đồng giá 199.000/sản phẩm thay vì 200.000/sản phẩm. Sử dụng con số 199 sẽ tạo cảm giác rẻ hơn con số 200 cho người mua hàng.

Một trong những yếu tố quan trọng để giúp bài nói, bài phát biểu thu hút người nghe là các báo cáo viên phải có một đề cương nội dung phát biểu một cách mạch lạc, trong sáng, dễ hiểu. Báo cáo viên dựa vào đề cương đó để trình bày, tránh quên ý, thiếu ý. Báo cáo viên phải thật sự tâm huyết với nội dung mình đã chuẩn bị, trăn trở, suy nghĩ, tìm các nội dung minh hoạ cho đề tài thì chắc chắn sẽ thuyết phục được người nghe. Trong khi trình bày các nội dung liên tiếp, cần trình bày xen kẽ các con số để người nghe đỡ nhàm chán. Có thể thu hút người nghe bằng cử chỉ, điệu bộ, sự nhiệt tình của báo cáo viên.

Khi nhận thấy trong buổi nói chuyện có hiện tượng người nghe giảm chú ý vào câu chuyện do các tác động như nóng bức, khát nước, nói chuyện riêng, báo cáo viên phải coi đó là chuyện hết sức bình thường, chủ động để “lấy lại thế cân bằng”. Lúc này, người cần khắc phục là người nói chứ không phải người nghe. Những thủ thuật các báo cáo viên hay sử dụng trong trường hợp này là nói to lên, hoặc nói giảm đi, hoặc dùng lại một chút. Có thể, báo cáo viên từ đi từ phía bục giảng bên trên tiến gần xuống phía dưới để tạo sự chú ý, thu hút người nghe quay trở lại với bài nói chuyện. Có thể dùng các phương tiện trực quan như chữ viết, trình chiếu,… để tăng chú ý bền lâu. Báo cáo viên cũng có thể dùng yếu tố hài hước để thu hút người nghe trong trường hợp này. Có thể kể một vài câu chuyện cười, dùng ngôn từ có yếu tố hài để cho người nghe được thư giãn. Nếu có sẵn câu chuyện cười liên quan đến chủ đề cần nói chuyện thì quá may mắn. Nếu không có sẵn câu chuyện cười, báo cáo viên có thể tự xây dựng các câu chuyện cười theo quy tắc: phi ngôn ngữ, lựa chọn sắp xếp các tình tiết éo le, mâu thuẫn, khi kể mới bật ra tiếng cười, chơi chữ.

Hỏi - đáp sau buổi nói chuyện

Trong các buổi nói chuyện, sau nội dung các báo cáo viên trình bày, hầu hết đều có thời gian hỏi đáp giữa người nói và người nghe. Việc trả lời hỏi - đáp cũng cần được chuẩn bị cân nhắc kỹ lưỡng. Lúc này, báo cáo viên trở thành người nghe, người nghe đóng vai trò của người nói. Quan hệ giao tiếp cũng thay đổi, từ quan hệ độc thoại chuyển sang quan hệ đối thoại. Nếu báo cáo viên trả lời tốt những câu hỏi của người nghe, sẽ nâng cao uy tín của báo cáo viên. Nếu báo cáo viên trả lời không tốt, người nghe có thể nghi ngờ độ tin cậy nội dung báo cáo viên đã đưa ra.  Khi  báo cáo viên trả lời, không những quan tâm về nội dung câu trả lời, cần phải quan tâm đến thái độ ứng xử, diễn đạt sao cho chuẩn mực, đúng vai.

Thông thường, các câu hỏi người nghe đưa ra sẽ chia thành hai loại. Đó là câu hỏi giải thích và câu hỏi phụ thêm, liên quan đến nội dung được đề cập. Câu hỏi giải thích là câu hỏi liên quan đến nội dung buổi nói chuyện. Nếu người nghe đưa ra nhiều câu hỏi giải thích, có nghĩa là báo cáo viên chưa hoàn thành tốt vai trò của mình ở phần diễn thuyết. Nếu có nhiều câu hỏi phụ thêm, gợi mở, có nghĩa là báo cáo viên đã truyền đạt được nội dung mình mong muốn đến người nghe. Nhưng dù là loại câu hỏi như thế nào, báo cáo viên cũng cần phải trả lời đúng và trúng vấn đề người nghe hỏi, không né tránh vấn đề, có thái độ ứng xử đúng mực với người nghe.

Để có thể trả lời tốt câu hỏi của người nghe, báo cáo viên cần nhanh chóng phân loại, sắp xếp các câu hỏi thành vấn đề, tránh trả lời trùng lắp, tốn thời gian. Báo cáo viên có thể trả lời ngay các câu hỏi, nếu đã hiểu và nắm chắc vấn đề.  Nếu không, báo cáo viên có thể hẹn với người nghe sẽ trả lời vào một dịp thích hợp. Báo cáo viên không nên từ chối thẳng thừng việc trả lời câu hỏi, nên dùng một số cụm từ “vấn đề này hay và quan trọng, tôi rất vui lòng giải đáp nhưng tôi chưa kịp chuẩn bị để giải đáp. Tôi sẽ tìm hiểu thật kỹ vấn đề này …”. Báo cáo viên cần có giọng nói nhẹ nhàng, mềm dẻo để người nghe có thể hài lòng mặc dù chưa được nghe câu trả lời. Báo cáo viên cũng có thể tự đặt câu hỏi gợi ý để người nghe tự trả lời câu hỏi của mình.

Với những câu hỏi đặc biệt liên quan đến bí mật quốc gia, liên quan đến những vấn đề nhạy cảm, báo cáo viên tránh trả lời trực tiếp, không làm lộ bí mật quốc gia hoặc tránh không trả lời trực tiếp.

Đây là những kỹ năng cơ bản trong công tác tuyên truyền miệng. Ngoài những kỹ năng này, còn có những kỹ năng khác như nắm bắt nhanh chóng đặc điểm đối tượng, kỹ năng làm chủ lời nói trong bài phát biểu, kỹ năng nắm bắt thông tin phản hồi, tranh luận và thảo luận. Những yếu tố này sẽ bổ sung cho nhau để nâng cao chất lượng hiệu quả tuyên truyền miệng, truyền đạt nội dung đến cho người nghe một cách sâu sắc nhất.